[背景]

　　星河大廈建設(shè)工程項(xiàng)目的業(yè)主與某監(jiān)理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設(shè)工程施工階段委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同。為了能及時(shí)掌握準(zhǔn)確、完整的信息，以便依靠有效的信息對(duì)該建設(shè)工程的質(zhì)量、進(jìn)度、投資實(shí)施最佳控制，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師召集了有關(guān)監(jiān)理人員專門討論了如何加強(qiáng)監(jiān)理文件檔案資料的管理問(wèn)題，涉及有關(guān)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義、內(nèi)容和組織等方面的問(wèn)題。

　　[問(wèn)題]

　　1．你認(rèn)為對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義何在？

　　2．在項(xiàng)目監(jiān)理部，對(duì)監(jiān)理文件檔案資料管理部門和實(shí)施人員的要求如何？

　　3．監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容是哪些？

　　4．施工階段監(jiān)理工作的基本表式的種類和用途如何？

　　5．在監(jiān)理內(nèi)部和監(jiān)理外部，工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案的傳遞流程如何？

　　[參考答案]

　　問(wèn)題1答案：監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義為：

　　（1）可以為監(jiān)理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好條件；

　?。?）可以極大地提高監(jiān)理工作效率；

　?。?）可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　問(wèn)題2答案：對(duì)監(jiān)理文件檔案資料管理部門和人員的要求有：

　?。?）應(yīng)由項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理部門專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目的信息、管理工作，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。

　?。?）應(yīng)由信息管理部門中的資料管理人員負(fù)責(zé)文件和檔案資料的管理和保存。

　?。?）對(duì)信息管理部門中的資料管理人員的要求是：

　　1）熟悉各項(xiàng)監(jiān)理業(yè)務(wù)；

　　2）全面了解和掌握工程建設(shè)進(jìn)展和監(jiān)理工作開(kāi)展的實(shí)際情況。

　　問(wèn)題3答案：監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容包括：

　?。?）監(jiān)理文件和檔案收文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記；

　　（3）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料分類存放；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料歸檔；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。

　　問(wèn)題4答案：監(jiān)理工作表式的種類和用途：

　　（1）A類表10個(gè)，為承包單位用，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填 寫(xiě)，向監(jiān)理單位提交申請(qǐng)或回復(fù)。

　　（2）B類表6個(gè)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填 寫(xiě)，向承包單位發(fā)出指令或指復(fù)。

　?。?）C類表2個(gè)，為各方通用，是工程監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間 的聯(lián)系表。

　　問(wèn)題5答案：監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程是：

　　（1）在監(jiān)理內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸 檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。

　?。?）在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收監(jiān)理業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單 位的文件和檔案資料時(shí)，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，這樣只有一個(gè)進(jìn)口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。