摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應當今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)管理建設工程檔案已經(jīng)成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網(wǎng)絡化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網(wǎng)絡化建設的架構(gòu)，并列出建設單位檔案網(wǎng)絡化的必要條件所需措施。

　　前言：

　　建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

　　隨著科學技術(shù)的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟。

　　一、建設單位檔案管理的網(wǎng)絡化條件已經(jīng)具備 

　　1.網(wǎng)絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。

　　2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

　　二、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設中存在的問題

　　1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

　　2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設滯后。

　　3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術(shù)，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

　　三、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的構(gòu)想

　　1.建立建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)。 建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

　　2.加強標準化建設。標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)應召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務工作、技術(shù)方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。

　　3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。

　　4.培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。

　　信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。