體系文件包括管理手冊、程序文件、作業(yè)文件三個(gè)層次。

1．體系文件編寫的原則

職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系是系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、程序化的管理體系，是遵循PDCA管理模式并以文件為支持的管理制度和管理辦法。

體系文件編寫和實(shí)施應(yīng)遵循以下原則：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到、文件寫到的要做到、做到的要有有效記錄。

2．管理手冊的編寫

管理手冊是對組織整個(gè)管理體系的整體性描述，為體系的進(jìn)一步展開以及后續(xù)程序文件的制定提供了框架要求和原則規(guī)定，是管理體系的綱領(lǐng)性文件。手冊可使組織的各級管理者明確體系概況，了解各部門的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系，以便統(tǒng)一分工和協(xié)調(diào)管理。

管理手冊除了反映了組織管理體系需要解決的問題所在，也反映出了組織的管理思路和理念。同時(shí)也向組織內(nèi)外部人員提供了查詢所需文件和記錄的途徑，相當(dāng)于體系文件的索引。

其主要內(nèi)容包括：

（1）方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案；

（2）管理、運(yùn)行、審核和評審工作人員的主要職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；

（3）關(guān)于程序文件的說明和查詢途徑；

（4）關(guān)于管理手冊的管理、評審和修訂工作的規(guī)定。

3．程序文件的編寫

程序文件的編寫應(yīng)符合以下要求：

（1）程序文件要針對需要編制程序文件體系的管理要素；

（2）程序文件的內(nèi)容可按“4WIH”的順序和內(nèi)容來編寫，即明確程序中管理要素由誰做（who），什么時(shí)間做（when），在什么地點(diǎn)做（where），做什么（what），怎么做（how）；

（3）程序文件一般格式可按照目的和適用范圍、引用的標(biāo)準(zhǔn)及文件、術(shù)語和定義、職責(zé)、工作程序、報(bào)告和記錄的格式以及相關(guān)文件等的順序來編寫。

4．作業(yè)文件的編制

作業(yè)文件是指管理手冊、程序文件之外的文件，一般包括作業(yè)指導(dǎo)書（操作規(guī)程）、管理規(guī)定、監(jiān)測活動(dòng)準(zhǔn)則及程序文件引用的表格。其編寫的內(nèi)容和格式與程序文件的要求基本相同。在編寫之前應(yīng)對原有的作業(yè)文件進(jìn)行清理，摘其有用，刪除無關(guān)。