地籍檔案的收集與整理

　�。ㄒ唬┑丶畽n案的收集

　　所謂地籍檔案收集，就是指對那些分散在各部門、機關(guān)、單位與個人手上的，具有保存和利用價值的地籍管理文件資料，按一定制度和要求進行采集、接收和歸檔。檔案的收集是地籍檔案管理的起點，是地籍檔案管理的首要環(huán)節(jié)。地籍檔案的收集，要采取接收、征集和修改、補充相結(jié)合的方法。

　　對地籍檔案的收集歸檔，應(yīng)遵循以下原則性規(guī)定：

　�。�1）凡是土地管理機關(guān)地籍管理活動中辦理完畢的具有保存價值的均應(yīng)歸檔。

　�。�2）凡是地籍管理業(yè)務(wù)活動中處理和使用完畢的、具有保存價值的各種圖件資料均應(yīng)按規(guī)定收集歸檔。

　�。�3）在地籍管理中形成的各種資料凡對今后有參考價值的都要整理歸檔；凡對工作考查、經(jīng)驗總結(jié)具有長遠保存價值的，或?qū)φ麄�研究過程關(guān)系密切的，都必須歸檔。

　�。�4）在地籍管理活動中形成的綜合材料，只要對今后有參考價值的都要整理歸檔。

　�。�5）對于其他部門或單位送來的地籍資料，按具體情況決定是否需要歸檔：

　�。�6）歸檔時間要依據(jù)文件資料形成過程的特點作出規(guī)定。歸檔時間可以分為隨時歸檔和定期歸檔兩種。一般規(guī)定，土地調(diào)查、土地登記、案件處理、土地定級估價等項目形成的文件材料，應(yīng)隨時歸檔；

　　（二）地籍檔案的整理

　　地籍檔案整理就是把處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化的工作。整理工作，一般經(jīng)過兩個過程：歸檔前的整理工作和歸檔后的整理工作。

　　1．歸檔前的整理工作即地籍資料的形成者，尚未向土管檔案室移交前所進行的整理工作，其主要任務(wù)和內(nèi)容包括如下：

　�。�1）對地籍資料進行鑒別。

　�。�2）將地籍資料組成保管單位。

　�。�3）對保管單位進行編目。

　　2．歸檔后地籍檔案的整理由地籍管理的有關(guān)司、處（科）室按照歸檔要求，立好案卷，并按規(guī)定時間交給檔案室之后的整理。其主要內(nèi)容是對接收的地籍檔案在全宗范圍內(nèi)進行檢查、分類、編制檔號和登記著錄目錄卡片等。

　�。ㄈ�）地籍檔案的分類

　　全宗內(nèi)地籍檔案的類別劃分，一般可先按立卷單位劃分，再按內(nèi)容、地區(qū)、形式和時間進行細分�；鶎拥丶畽n案也可以先按內(nèi)容劃分，然后再按宗地和時間進行續(xù)分。

　�。ㄋ模┑丶畽n案的立卷

　　案卷是指由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。地籍管理檔案的立卷一般應(yīng)由國家及地方縣級以上土地管理機關(guān)內(nèi)的地籍管理業(yè)務(wù)司、處（科）室來完成。只有經(jīng)過立卷的資料才能交檔案室歸檔。其立卷應(yīng)根據(jù)《土地管理檔案卷構(gòu)成的一般要求》進行。立卷一般包括組卷、卷內(nèi)文件資料的編目、裝訂等。