1.投標的組織策劃

　　物業(yè)管理企業(yè)在獲取招標信息后應(yīng)組織相關(guān)人員組成投標小組，對投標活動進行策劃實施，其主要任務(wù)是項目分析評估、標書編制、投標策略的制訂、參與現(xiàn)場踏勘、開標、評標、現(xiàn)場答辯、簽約談判等。

　　（1）根據(jù)招標物業(yè)項目的情況選擇企業(yè)骨干力量組成投標小組，投標小組成員的選擇、配備，尤其是項目負責人的選擇是確保投標活動的質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。

　�。�2）對招標方、招標物業(yè)基本情況和競爭對手要進行深入細致的調(diào)查，正確評估，預(yù)測并降低投標的風險。

　�。�3）正確編制標書。編制標書要根據(jù)招標文件的要求進行，在透徹掌握招標文件內(nèi)容和進行細致深入的市場調(diào)查基礎(chǔ)上，確定管理項目的整體思路（包括物業(yè)管理工作重點、服務(wù)特色、管理目標、管理方式及實施措施等），制訂物業(yè)管理方案。

　�。�4）在科學分析和準確計算的前提下測算管理服務(wù)成本并制訂合理報價。

　�。�5）靈活運用公共關(guān)系，多渠道獲取相關(guān)信息，確保報價的合理性。

　�。�6）選擇最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢的物業(yè)作為招標方考察的對象。

　�。�7）加強與招標方的溝通，了解招標方的需求，及時掌握投標過程中出現(xiàn)的變化情況并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

　　（8）周密安排招標方的資格預(yù)選和評標過程中的現(xiàn)場答辯活動。

　　2.項目的現(xiàn)場踏勘

　　在踏勘現(xiàn)場過程中，招標人還會就投標公司代表提出的問題作出口頭回答，但這種口頭答復(fù)并不具備法律效力，只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人作出書面答復(fù)時，才能產(chǎn)生法律約束力。投標人應(yīng)對現(xiàn)場物業(yè)進行詳細的踏勘，查勘現(xiàn)場物業(yè)與投標報價是否存在外在風險條件。具體包括以下方面：

　　（1）物業(yè)建筑及安裝施工進度（新建物業(yè)），物業(yè)當前使用情況及陳舊老化程度（舊有物業(yè)）；物業(yè)配套設(shè)施設(shè)備及其分布情況；周邊道路交通及停車場情況；園林綠化及環(huán)境標識情況；內(nèi)部公共使用區(qū)域及通道分布情況；物業(yè)管理用房等。

　　（2）主要業(yè)主情況，包括客戶定位、主要服務(wù)要求與所需特殊服務(wù)、物業(yè)服務(wù)費的承受能力等。這些情況可由投標人自行安排人員與時間進行調(diào)查。

　�。�3）物業(yè)所在地的氣候條件、經(jīng)濟環(huán)境、人文環(huán)境、消費需求和市場變化情況以及與物業(yè)管理相關(guān)的政策法規(guī)等。

　　3.投標文件的編寫

　　物業(yè)管理投標文件除了按規(guī)定格式要求響應(yīng)招標文件外，最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點和物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式和費用。

　�。�1）投標文件編寫的基本要求。

　　作為評標的基本依據(jù)，投標文件必須具備統(tǒng)一的編寫基礎(chǔ)，以便于評標工作的順利進行。

　　1）使用國家統(tǒng)一的行業(yè)標準計量單位，避免在定標和履約中出現(xiàn)混亂。

　　2）使用統(tǒng)一的貨幣。國內(nèi)物業(yè)管理投標書規(guī)定使用的貨幣應(yīng)為“人民幣”，而國際投標中所使用貨幣則應(yīng)按招標文件的規(guī)定執(zhí)行。

　　3）使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標準與規(guī)范。如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務(wù)，也應(yīng)按照國家正式批準的統(tǒng)一的服務(wù)行業(yè)標準規(guī)范。若招標文件要求采用國外的服務(wù)標準與規(guī)范，應(yīng)將所使用的標準規(guī)范譯成中文，并在投標文件中說明。

　　4）使用準確的表述方式。投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言，必須能準確表達投標公司的投標方案。投標文件要使用簡潔、明確、文法通暢、條理清楚、言簡意賅的表述方式，最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭議。

　　圖紙、表格的編寫要做到前后一致、風格統(tǒng)一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊，并和投標文件中的文字表述保持一致。

　　5）確保資料的真實性。投標文件的內(nèi)容應(yīng)符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定，且無重大偏離與保留。投標人應(yīng)按招標文件的要求提供投標文件，并保證所提供全部資料的真實性。

　�。�2）投標文件編寫中應(yīng)注意的問題。

　　1）確保填寫無遺漏，無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫，如有空缺，則被認為放棄意見；重要數(shù)據(jù)未填寫，可能被作為廢標處理。

　　2）不可任意修改填寫內(nèi)容。投標人所遞交的全部文件均應(yīng)由投標方法人代表或委托代理人簽字；若填寫中有錯誤而不得不修改，則應(yīng)由投標方負責人在修改處簽字。

　　3）填寫方式規(guī)范。除投標方對錯處作必要修改外，投標文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。

　　4）不得改變標書格式。若投標人認為原有招標文件規(guī)定的格式不能表達投標意圖，可另附補充說明，但不得任意修改原招標文件規(guī)定的格式。

　　5）計算數(shù)字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數(shù)、分步合計、總標價及其大寫數(shù)字進行仔細核對。

　　6）報價合理。投標人應(yīng)對招標項目提出合理的報價。

　　7）包裝整潔美觀。投標文件應(yīng)保證字跡清楚，文本整潔，紙張統(tǒng)一，裝幀美觀大方。

　　8）做好投標文件的保密措施。

　　4.投標報價的策略和技巧

　　投標報價是技術(shù)性、技巧性極強的工作，在投標的過程中，需要不斷調(diào)整策略，使報價更接近標底。投標報價的策略主要有：

　�。�1）對項目運作的經(jīng)營管理成本進行準確測算，確定項目運作的盈虧平衡點和利潤空間，在此基礎(chǔ)上預(yù)測標底和競爭對手的報價范圍。

　�。�2）密切關(guān)注、正確分析競爭對手的報價。

　�。�3）補充一些投標人有能力承擔的優(yōu)惠條件作為報價的附加。

　　在投標過程中，投標人采取的報價技巧主要有：

　　1）多方案報價。在邀請招標或議標的方式中，由于招標文件不明確或項目本身有多方案存在，投標人對項目原方案提出在經(jīng)濟上、技術(shù)上更合理可行的方案，即準備兩個或兩個以上的報價，最后與招標方進行協(xié)商處理。

　　2）保本報價。即按成本報價，適用于規(guī)模大、遠景效益好的項目或業(yè)主大會委托業(yè)主委員會組織的招標項目。

　　5.現(xiàn)場答辯的技巧

　　（1）應(yīng)選擇經(jīng)驗豐富、性格沉穩(wěn)、對項目情況熟悉的答辯人。在開標前應(yīng)對答辯人員進行模擬演練，正確把握招標文件的要點、投標文件的重點內(nèi)容、對項目的熟悉程度等，對重點問題、難點問題、普遍性的問題一一準備答辯要點。

　�。�2）開標前，答辯人員應(yīng)該保持良好的精神狀態(tài)。

　�。�3）在正式開標時，一般要求在規(guī)定的時間內(nèi)完整地將標書主要內(nèi)容、特點作一概要性介紹，答辯人員應(yīng)當圍繞招標方和評委普遍關(guān)注的問題集中闡述，重點突出，難點講透，特色鮮明，從而體現(xiàn)投標企業(yè)的信心和實力，感染并打動招標方和評委。在現(xiàn)場發(fā)揮時要果斷、明確，避免匆忙回答或含糊其辭。

　　6.簽約談判的技巧

　�。�1）在簽約談判時要準確把握對方的真實意圖，準確判斷對方履行合同的誠意和能力，對進駐物業(yè)和實施常規(guī)物業(yè)管理必備的條件應(yīng)明確約定。

　�。�2）慎重考慮物業(yè)管理目標、前期投入費用及獎罰條件等方面的任何承諾。如對管轄區(qū)域刑事案件、業(yè)主（或物業(yè)使用人）人身和財產(chǎn)安全損失等的承諾。

　�。�3）預(yù)測承接物業(yè)后可能出現(xiàn)的各種風險，將其列入相應(yīng)的合同條款中加以規(guī)避。